Er zijn een aantal belangrijke overwegingen om op te letten als je decoratie wil gaan huren voor je bruiloft, 21 diner of andere evenement. Waar moet je op letten bij decoratieverhuur? Bij het plannen van speciale gelegenheden zoals bruiloften, 21 diners, baby showers of andere feesten, is de keuze van decoraties en meubilair cruciaal voor de sfeer en functionaliteit van het evenement. Graag geven we je wat tips mee als je decoraties en meubilair wil gaan huren voor jouw bruiloft of 21 diner. Het huren van deze items kan een praktische en vaak voordelige optie zijn ten opzichte van zelf alles aanschaffen en is daarnaast ook duurzaam. Hier zijn enkele essentiële punten waar je op moet letten bij het huren van feestbenodigdheden.
Locatie van het decoratieverhuurbedrijf
Een van de eerste aspecten om te overwegen is de locatie van het verhuurbedrijf. De afstand tussen het bedrijf en de evenementlocatie kan aanzienlijk invloed hebben op de transportkosten. Bedrijven die verder weg zijn gelegen, kunnen hogere transportkosten rekenen vanwege de langere afstanden die moeten worden afgelegd. Dit kan snel oplopen en een onverwachte uitgave worden, dus het is raadzaam om dit vooraf goed te onderzoeken en te vergelijken.
Flexibiliteit in Huurperiode
De huurperiode is een ander kritiek punt om te bekijken. Verschillende verhuurbedrijven hanteren verschillende beleidsregels voor hoe lang je de gehuurde items mag houden. Sommige bedrijven, zoals In Style Styling & Decoraties, bieden flexibiliteit door de huurperiode als een aaneengesloten periode te berekenen. Bijvoorbeeld, als je op een zaterdag huurt, kunnen zij leveren op donderdag of vrijdag en ophalen op maandag of dinsdag, zonder extra kosten voor deze uitgebreide huurperiode. Dit kan vooral handig zijn als je tijd nodig hebt voor de opbouw en afbraak van je evenement.
Tijdschema voor Levering en Ophalen
Controleer ook zorgvuldig het leverings- en ophaalschema. Afhankelijk van de locatie van je evenement kunnen er specifieke eisen zijn aan wanneer items geleverd en opgehaald moeten worden. Sommige locaties vereisen bijvoorbeeld dat alles wordt opgehaald in de avond na het evenement of zelfs in het weekend, wat extra kosten kan veroorzaken als je verhuurder normaal alleen doordeweeks levert. Verifieer deze details vooraf om onaangename verrassingen en extra toeslagen te vermijden.
Controle van de Gehuurde Items
Wanneer de gehuurde items worden geleverd, is het essentieel om deze zelf te inspecteren. Fouten of schade aan het meubilair of de decoraties kunnen het best onmiddellijk worden geïdentificeerd en gemeld. Dit zorgt ervoor dat er voldoende tijd is om vervangingen of reparaties te regelen voor het evenement begint. Vaak kun je kiezen om de items zelf op te halen bij het magazijn van het verhuurbedrijf. Als je voor deze optie kiest, zorg er dan voor dat je over een geschikt voertuig beschikt dat groot genoeg is om de spullen te vervoeren en veilig vast te zetten.
Schoonmaakkosten & Schade
Een belangrijk aspect waar je op moet letten bij decoratieverhuur en de huur van meubilair voor evenementen is het beleid rond schoonmaak en schade. Dit kan aanzienlijk variëren per verhuurbedrijf en kan extra kosten met zich meebrengen als je niet goed voorbereid bent.
Voor veel evenementen zoals een 21 diner, waarbij borden, glazen, bestek en kandelaren worden gebruikt, vereisen verhuurbedrijven vaak dat deze items schoon worden teruggebracht. Dit betekent dat je na afloop van het evenement mogelijk tijd moet besteden aan het schoonmaken van deze items om extra schoonmaakkosten te voorkomen. Het niet naleven van deze voorwaarde kan leiden tot aanzienlijke extra kosten, die berekend worden op basis van de tijd en middelen die nodig zijn om de items weer in verhuurbare staat te brengen. Anderzijds zijn er items zoals tafellopers, servetten en tafellakens, die vanwege hun gebruik en materiaal vaak vies mogen worden teruggebracht. Het bedrijf zal dan zelf zorgen voor het wassen en reinigen. Echter, het beleid hiervoor verschilt per verhuurder, dus het is cruciaal om dit van tevoren te controleren. Vraag expliciet naar het schoonmaakbeleid voor alle verschillende types gehuurde items en noteer de voorwaarden.
Het is belangrijk om het beleid van het verhuurbedrijf omtrent schade te begrijpen. Zorg ervoor dat je duidelijk weet wat je verantwoordelijkheden zijn en hoe eventuele schadeafhandeling wordt geregeld. Dit kan variëren van een directe vergoeding voor reparatiekosten tot het volledig vervangen van beschadigde items tegen nieuwprijs. Ook heb je de schade niet zelf veroorzaakt, maar bijvoorbeeld de locatie of je gasten, dan ben je als huurder verantwoordelijk voor de gehuurde spullen en draai je zelf op voor eventuele schadekosten.
Annuleringen
Vaak brengen verhuurbedrijven kosten in rekening als je besluit te annuleren. Deze kosten kunnen variëren van een klein percentage van de huurprijs tot de volledige kosten, afhankelijk van hoe dicht bij de datum van het evenement de annulering plaatsvindt. Hoe dichter je bij de datum van het evenement annuleert, des te hoger de kosten die je waarschijnlijk moet betalen. Dit is omdat het bedrijf minder kans heeft om de verloren inkomsten te compenseren door de items opnieuw te verhuren.
Extra Tips voor decoratieverhuur
Nog wat extra tips waar je op moet letten bij decoratieverhuur of het huren van meubilair:
- Begroting: Stel een duidelijke begroting op voor decoratie en meubilair en probeer je daaraan te houden. Verborgen kosten zoals transport en late ophaalkosten kunnen snel optellen.
- Stijl en Thema: Zorg ervoor dat de stijl van het meubilair en de decoraties past bij het thema van je evenement. Consistentie in stijl draagt bij aan een samenhangende uitstraling.
- Voorwaarden: Lees altijd de huurvoorwaarden grondig door. Begrijp wat je verantwoordelijkheden zijn in termen van schade en wat er gebeurt als het evenement onverwachts moet worden geannuleerd.
- Reserveringen: Boek ruim van tevoren om ervoor te zorgen dat je de items die je nodig hebt kunt huren, vooral tijdens piekseizoenen zoals de zomermaanden of rond feestdagen.
We hopen je in deze blog voldoende tips en adviezen te hebben gegeven waar je op moet letten bij decoratieverhuur. Mocht je er nu nog vragen over hebben dan kan je altijd contact opnemen met ons via info@instylestyling.com.